Manual de Referencia CRMS / SFA
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Tabla de contenidos |
Prospectos
Contactos
Cuentas
Casos
Actividades
Oportunidades
Introducción
La finalidad de este documento es despejar todas las dudas acerca de como realizar un procedimiento de ingreso de datos específico en el sistema de acuerdo con los procesos identificados.
Como funciona el CRM
- El CRM es un software web que funciona muy similar a un correo como Yahoo o Hotmail.
Menú superior
- En la pantalla de entrada se observa un menú superior con todos los accesos rápidos a cada uno de los grupos de información: Prospectos, Contactos, Cuentas, Casos, etc.
- Dando click en cada una se puede acceder a la pantalla principal de cada grupo. En la pantalla de cada grupo encontrará un resumen de la información almacenada actual y/o opciones de búsqueda.
- Inmediatamente debajo del menú superior aparece un acceso directo con las últimas pantallas visitadas.
- En la parte superior derecha esta la opción de "Salir" que debe ser utilizada SIEMPRE para salir del sistema.
- La opción "Perfil" permite cambiar el idioma de la interfaz de usuario.
Menú Izquierda
Presenta una lista de accesos directos para cada pantalla del sistema. Estos accesos sirven para ir directamente a realizar una función en el sistema sin tener que ir a través del menú superior, etc...
Calendario y tareas pendientes
En esta parte se presentan todas las actividades programadas por el trabajador y es un acceso directo para editar/visualizar tareas o eventos.
Tipos de Actividades
- El sistema maneja Tareas o Eventos. Los eventos aparecen en el calendario y en el listado de tareas pendientes, mientras que las tareas aparecen solo en el listado de tareas pendientes.
EL SISTEMA TIENE OPCIONES ESPECIALES ADICIONALES PARA USO MUY ESPECIFICO QUE DEBEN SER CONSULTADAS A SU JEFE DIRECTO PARA CONOCER SU FUNCIONAMIENTO. Ejemplos son la fusión de cuentas, contactos, prospectos. La conversión de prospectos en Cuentas.
Normas para Ingreso de Información
- Toda la información ingresada al sistema debe ser EN MAYUSCULA.
- única excepción son las direcciones de e-mail.
Creación de Cuentas, Contactos y Prospectos
1. Verificar que no existe un registro igual ya creado en el sistema.
ESTO ES DE PARTICULAR IMPORTANCIA DEBIDO A QUE LA SEGURIDAD QUE TIENE EL SISTEMA PARA QUE NO SE CREEN DOS CUENTAS IGUALES ES SOLAMENTE EL NOMBRE. Esto quiere decir que por falta de atención a detalles se podría crear la cuenta "JORDAVILA S.A." y "JORDAVILA S. A." sin que el sistema detecte ningún problema.
Se recomienda realizar búsquedas con fragmentos del nombre de la cuenta que se va a crear (ejemplo "JOR") para evaluar los nombres de cuenta ya existentes y si no existe; proceder a crearlo.
2. Los clientes (Empresas a las que se factura) aparecen como Cuentas en el sistema.
3. Los contactos (Personas que trabajan en las empresas) aparecen como Contactos en el sistema. Estos contactos deben estar relacionados con la Cuenta (empresa) donde laboran.
3.1. En los casos en que la empresa esté a nombre del mismo contacto; se deben crear los dos: La Cuenta y el Contacto no importa que tengan el mismo nombre. Esto es debido a que las características de un Contacto y de una Cuenta son diferentes en el sistema y cada una aplica para un fin específico.
- Se requiere en todas las cuentas, contactos y prospectos creados que se especifique una dirección (postal address) porque sino las opciones de búsqueda no funcionan.
- Para que un contacto/cuenta/prospecto se cree automáticamente con la dirección necesita digitar: Dirección linea1, Ciudad y Código postal(0).
- Ojala crear número de teléfono y e-mail, ya que es requerido para habilitar la Cuenta o Contacto en la opción de "Listas de Contactos".
- Se debe siempre crear una "Cuenta" que describa el contacto y después el contacto.
