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实施 opentaps 开源 ERP + CRM

这里简单介绍一下在一个组织中如何实施 opentaps 或其它开源商业软件. 我们在这里不会给您提供一步一步的指导, 只是给你提供一个如何成功的实施的步骤指南.


开始之前

实施一个 ERP 和 CRM是一个复杂的项目. 无论你实施的对象是小到办公室还是大到跨国公司, 我们建议您按照如下步骤实施:

  1. 理解需求. 什么是组织真正需要的, 和人们是否喜欢做这个? 谁使用这个系统, 他们用它来做什麽?
  2. 决定预算, 如果他们需要的不能在预算内解决,请靠近它或和你的客户协商.
  3. 列出你要实施的图表. 当你知道用户需要什么时, 标出哪些opentaps的功能可以支持这些需求. 表示出哪些些模块或特征将被使用.
  4. 根据已知的需求和实施计划建立一个包括安装和配置opentaps的的实施蓝图. 让用户来尝试和得到用户的反馈. 通常在这一阶段不接受新的需求.
  5. 根据用户的反馈,修改系统.
  6. 成功的实施蓝图知道用户满意你的系统.
  7. 培训用户使用新系统.
  8. 从已存在的系统迁移数据.
  9. 推出新的系统.

在实施过程中要保护自己避免实施失败的风险. 失败的原因包括:

  1. 理解业务需求失败.如果你不知道你需要做什么,那你就不可能做好它.
  2. 缺少用户的确认. 你不能强制用户去使用系统. 确定他们喜欢使用或愿意更改系统. (好的方面是, opentaps 是容易修改的.)
  3. 太自信. 当你移到一个新的系统时, 尤其是必须客户化修改才能使用的开源系统如Opentaps, 容易野心太大和想让它解决组织中的每个问题. 有时有可能一些被压抑的提升需要突然出现在组织中, 希望新系统解决所有出现的问题. 抵触解决这些问题. 首先关注在 “低处的果实”("low hanging fruit"), 对你的组织会快速的实现容易实现的目标. 让系统尽快上线和运行, 给组织建立一个满意的成果. 然后你可以支持在这基础上的增加和完善.
  4. 缺少连续的计划. 对于关键业务流程, 设计一个补充的计划当系统不能运行时, 或系统运行时出现问题时. 考虑保持存在的系统并行运行一段时间或设计替代方案.

记住:

 成功的实施就是在预算的范围内满足客户的需求.

安装

请看 Windows下opentaps的安装

实施时的注意事项

开始之前你应该找出你的组织运作的关键信息. 这可能需要开会或与将使用opentaps的用户谈话等. 这个列表可以作为你实施的开始点来参考:

  1. 会计(Accounting)
    1. 你们公司的成本计价方法是什么:后进先出(LIFO),先进先出(FIFO),或是移动平均(average cost)?你们公司的会计年度在几月几日截止?将你们公司的会计科目与默认的会计科目进行比较。
    2. 你们公司的结账日期和月份是什么?
    3. 得到你的公司的账目列表 与默认的进行比较.
  2. 商店和销售策略(Stores and Sales Policies)
    1. 标示出每一个销售商品的实体商店和”在线”商店.
    2. 你销售的商品的类型有哪些? 是实际商品? 下载的数碼产品? 可变的实际商品? 可配置的商品?
    3. 你的商品可以分为哪些种类?
    4. 你点店面的税率是多少?
    5. 哪些客户是免税的?
    6. 你的商店的运费是多少? 他们是浮动的还是根据订单决定或根据运送的多少来决定的?
    7. 介绍的支付方法是那些, 那些信用开接受处理或支持其他支付方法?
    8. 是否发送邮件来确认订单 或订单状态改变时通知顾客?
    9. 是否对一些客户实施特殊价格?
    10. 是否根据订单来保留存货?
    11. 是否支付销售佣金? 如果支付给谁? 佣金何时支付支付的比例是多少?
  3. 订单处理 (Order Processing)
    1. 订单何时被批准?
    2. 是否支持退单?
    3. 如果客户的支付方法不被接受是否发货给客户?
    4. 是否给客户一些信用值?
  4. 退货(Returns)
    1. 是否接受退货?
    2. 是否退款 或给客户保存这个款额?
    3. 是否退给客户运费?
    4. 当退款时是否支付re-stocking费用?
  5. 采购(Purchasing)
    1. 列出你的供应商列表, 和你向他们购买的产品, 包括价格最小数量和每个供应商的特定信息。
    2. 采购计划是什么?
    3. 是否从你的供应商那里drop ship?
    4. 你和供应商之间的约定是什么?
  6. 生产(Manufacturing)
    1. 定义你的产品的物料清单和生产步骤.
    2. 定义生产的设备和固定资产.
    3. 你是否使用推类型的 (MRP) 或 拉类型 (随需应变) 生产计划?
  7. 仓库 (Warehouses)
    1. 定义你的公司仓储的仓库信息。
    2. 你的仓库中是否有独立的储位用来配合存储区域(storage areas)的装运?
    3. 你是否有第三方的存货?
    4. 你是否在仓库之间转移存货清单?
    5. 你是否有带有序列号的产品或托盘号的产品?
    6. 在仓库中如何根据订单捡货? 已经被从仓库中定出的货品获得它们的流程是什么?
    7. 订单时如何打包和准备装运的?
    8. 如何调度这些订单?
    9. 国外订单你使用哪个运送者来处理?
  8. 客户服务(Customer Service)
    1. 对于客户服务你使用哪个邮件地址?
    2. 客户服务的请求是如何接受和处理的?

你也应该准备好如下信息:

  1. 列出用户和他们的角色
  2. 运费比率
  3. 支付的处理凭据
  4. 装运商(UPS, FedEx, DHL) 凭据
  5. 产品分类
  6. 你的组织的徽标

規劃

規劃,是你培训用户使用 opentaps的一系列会议. A 成功的实施ERP应该有至少一个規劃(pilots), 直到用户满意你的系统为止. 当你给实际用户“領航”(演示)系统时, 注意他们的反应和需求, 但别马上给客户做所有的修改. 另外, 估计时间和修改的需求的效果,和主要决策者讨论这些. 一些修改可能是不重要的, 你需要按照客户的需要来修改. 其它的可能需要做内部修改, 这样将增加实施opentaps的时间和成本. 最后, 还有一些可能不是好的Idea,也就可能别拒绝了.

我们推荐您按照如下的流程做 pilot:

  • 建立产品(Setting up products)
  • 采购包括MRP和建立采购订单(Purchasing, including using Material Resources Planning and creating purchase orders)
  • 收货(Receiving)
  • 销售订单入口(Sales order entry)
  • 客户服务(Customer service)
  • 订单执行包括捡货打包装运(Order fulfillment, including picking, packing, and shipping )
  • 发票(Invoicing)
  • 支付(Payments)
  • 退货和退款(Returns and refunds)
  • 在线商店(Online store features)


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