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实施 opentaps 开源 ERP + CRM
这里简单介绍一下在一个组织中如何实施 opentaps 或其它开源商业软件. 我们在这里不会给您提供一步一步的指导, 只是给你提供一个如何成功的实施的步骤指南.
开始之前
实施一个 ERP 和 CRM是一个复杂的项目. 无论你实施的对象是小到办公室还是大到跨国公司, 我们建议您按照如下步骤实施:
- 理解需求. 什么是组织真正需要的, 和人们是否喜欢做这个? 谁使用这个系统, 他们用它来做什麽?
- 决定预算, 如果他们需要的不能在预算内解决，请靠近它或和你的客户协商.
- 列出你要实施的图表. 当你知道用户需要什么时, 标出哪些opentaps的功能可以支持这些需求. 表示出哪些些模块或特征将被使用.
- 根据已知的需求和实施计划建立一个包括安装和配置opentaps的的实施蓝图. 让用户来尝试和得到用户的反馈. 通常在这一阶段不接受新的需求.
- 根据用户的反馈，修改系统.
- 成功的实施蓝图知道用户满意你的系统.
- 培训用户使用新系统.
- 从已存在的系统迁移数据.
- 推出新的系统.
在实施过程中要保护自己避免实施失败的风险. 失败的原因包括:
- 理解业务需求失败.如果你不知道你需要做什么，那你就不可能做好它.
- 缺少用户的确认. 你不能强制用户去使用系统. 确定他们喜欢使用或愿意更改系统. (好的方面是, opentaps 是容易修改的.)
- 太自信. 当你移到一个新的系统时, 尤其是必须客户化修改才能使用的开源系统如Opentaps, 容易野心太大和想让它解决组织中的每个问题. 有时有可能一些被压抑的提升需要突然出现在组织中, 希望新系统解决所有出现的问题. 抵触解决这些问题. 首先关注在 “低处的果实”（"low hanging fruit"）, 对你的组织会快速的实现容易实现的目标. 让系统尽快上线和运行, 给组织建立一个满意的成果. 然后你可以支持在这基础上的增加和完善.
- 缺少连续的计划. 对于关键业务流程, 设计一个补充的计划当系统不能运行时, 或系统运行时出现问题时. 考虑保持存在的系统并行运行一段时间或设计替代方案.
记住:
成功的实施就是在预算的范围内满足客户的需求.
实施时的注意事项
开始之前你应该找出你的组织运作的关键信息. 这可能需要开会或与将使用opentaps的用户谈话等. 这个列表可以作为你实施的开始点来参考:
- 会计(Accounting)
- 你们公司的成本计价方法是什么：后进先出(LIFO)，先进先出(FIFO)，或是移动平均(average cost)？你们公司的会计年度在几月几日截止？将你们公司的会计科目与默认的会计科目进行比较。
- 你们公司的结账日期和月份是什么?
- 得到你的公司的账目列表 与默认的进行比较.
- 商店和销售策略(Stores and Sales Policies)
- 标示出每一个销售商品的实体商店和”在线”商店.
- 你销售的商品的类型有哪些? 是实际商品? 下载的数碼产品? 可变的实际商品? 可配置的商品?
- 你的商品可以分为哪些种类?
- 你点店面的税率是多少?
- 哪些客户是免税的?
- 你的商店的运费是多少? 他们是浮动的还是根据订单决定或根据运送的多少来决定的?
- 介绍的支付方法是那些, 那些信用开接受处理或支持其他支付方法?
- 是否发送邮件来确认订单 或订单状态改变时通知顾客?
- 是否对一些客户实施特殊价格?
- 是否根据订单来保留存货?
- 是否支付销售佣金? 如果支付给谁? 佣金何时支付支付的比例是多少?
- 订单处理 (Order Processing)
- 订单何时被批准?
- 是否支持退单?
- 如果客户的支付方法不被接受是否发货给客户?
- 是否给客户一些信用值?
- 退货(Returns)
- 是否接受退货?
- 是否退款 或给客户保存这个款额?
- 是否退给客户运费?
- 当退款时是否支付re-stocking费用?
- 采购(Purchasing)
- 列出你的供应商列表, 和你向他们购买的产品, 包括价格最小数量和每个供应商的特定信息。
- 采购计划是什么?
- 是否从你的供应商那里drop ship?
- 你和供应商之间的约定是什么?
- 生产(Manufacturing)
- 定义你的产品的物料清单和生产步骤.
- 定义生产的设备和固定资产.
- 你是否使用推类型的 (MRP) 或 拉类型 (随需应变) 生产计划?
- 仓库 (Warehouses)
- 定义你的公司仓储的仓库信息。
- 你的仓库中是否有独立的储位用来配合存储区域(storage areas)的装运?
- 你是否有第三方的存货?
- 你是否在仓库之间转移存货清单?
- 你是否有带有序列号的产品或托盘号的产品?
- 在仓库中如何根据订单捡货? 已经被从仓库中定出的货品获得它们的流程是什么?
- 订单时如何打包和准备装运的?
- 如何调度这些订单?
- 国外订单你使用哪个运送者来处理?
- 客户服务(Customer Service)
- 对于客户服务你使用哪个邮件地址?
- 客户服务的请求是如何接受和处理的?
你也应该准备好如下信息:
- 列出用户和他们的角色
- 运费比率
- 支付的处理凭据
- 装运商(UPS, FedEx, DHL) 凭据
- 产品分类
- 你的组织的徽标
規劃
規劃，是你培训用户使用 opentaps的一系列会议. A 成功的实施ERP应该有至少一个規劃(pilots), 直到用户满意你的系统为止. 当你给实际用户“領航”(演示)系统时, 注意他们的反应和需求, 但别马上给客户做所有的修改. 另外, 估计时间和修改的需求的效果，和主要决策者讨论这些. 一些修改可能是不重要的, 你需要按照客户的需要来修改. 其它的可能需要做内部修改, 这样将增加实施opentaps的时间和成本. 最后, 还有一些可能不是好的Idea,也就可能别拒绝了.
我们推荐您按照如下的流程做 pilot:
- 建立产品(Setting up products)
- 采购包括MRP和建立采购订单(Purchasing, including using Material Resources Planning and creating purchase orders)
- 收货(Receiving)
- 销售订单入口(Sales order entry)
- 客户服务(Customer service)
- 订单执行包括捡货打包装运(Order fulfillment, including picking, packing, and shipping )
- 发票(Invoicing)
- 支付(Payments)
- 退货和退款(Returns and refunds)
- 在线商店(Online store features)
